Saisie des notes de frais

GESTION DE NOTE DES FRAIS

      I.            Généralités :

 

1.     Objectif :

 

Le but de ce guide utilisateur est de présenter la gestion des notes de frais dans Odoo (OpenERP). Il détaille les différentes étapes depuis la création d'une note de frais jusqu'à l’envoi pour paiement. Le module Note de frais (NDF) d’Odoo est conçu pour répondre aux objectifs suivants : • Dématérialisation de la NDF papier • Gain de temps (de la saisie à la comptabilisation) • Simplification des processus (demande, validation, transfert en comptabilité, paiement).

 

*      Une note des frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels engagés pour le compte de la société ou quelconque dépenses allouées à l’employé. Il peut s’agir de frais de repas, de frais de déplacement, de frais de logement, ou tout autre frais engagé dans l’intérêt de l’entreprise.

 

2.       Exemple :

Dans cet exemple nous prendrons le cas d'une note de frais d’un employé pour son déplacement hebdomadaire. Pour illustrer la démonstration, nous allons créer la note de frais de cet employé.

II. Saisie d’une note de frais

1)      Création de la note de frais

 

Sélectionnez le module « Note de frais », cliquez sur le module « Ressources Humaines » puis sur le menu « Note de frais » :

 

 

L'écran suivant apparaît :

 

 

Le système affiche la liste complète des notes de frais créées par l’employé et indique leur état actuel (Nouveau, en attente valideur 1, en attente de paiement…)

Cliquez sur le bouton "Créer" :

L'écran suivant apparaît :

Comment remplir les champs requis ?

 Date de comptabilisation : Date de la création de la note de frais

Société : Société d’appartenance de l’employé

Département : Département d’appartenance de l’employé

L’ajout des articles de dépenses concernés par la note de frais s’effectue grâce au lien « Ajouter un élément » de l’onglet « Description » :

Ajouter un élément : Permet d’ajouter une ligne de dépense pour sélectionner l’article et renseigner les informations inhérentes à l’article sélectionné.

Article : Nom de l’article de dépense.

Détail : Précision sur l’article sélectionné.

Date de la dépense : Date effective de l’utilisation de l’article sélectionné.

Référence : La référence de la note des frais

Unité de mesure : est un étalon nécessaire pour la mesure d'une grandeur physique.

Prix unitaire : Montant de la dépense réglée par l’employé.

Quantité : Utilisé lorsque l’article a besoin d’être quantifié.  

Total : Montant calculé automatiquement entre le prix unitaire et la quantité si elle est supérieure à 1.

Structure : Code A1 de la dimension analytique relative à la société.

Département : Code A2 de la dimension analytique relative au département de la société.

N° justificatif : Numéroter les lignes de dépense de 1 à n et reporter le numéro de chaque ligne sur chaque justificatif.

Pour suivre notre exemple et ajouter un article de dépense, il faut remplir :

 

 

 

Il est possible d’ajouter des notes sur la note de frais qui sera consultable par le valideur :

 

Cliquez sur le bouton "Enregistrer ou Sauvegarder" pour finaliser la création de la note de frais :

 

 

La note de frais est créée.

Elle est visible en tête de liste des notes de frais de l’employé.

 

 

 

2)      Soumettre la note de frais

 

Pour soumettre une note de frais à validation, il suffit de cliquer sur le bouton « Soumettre » :

 

 

Le nom du valideur s’affiche alors dans le champ « Validation par »

3)      Validation d’une note de frais

 

Pour valider une note de frais, il existe 2 étapes de validation :

 

La validation est effectuée généralement par le manager de l’employé.

Il lui suffit de sélectionner la note de frais en statut « En attente Valideur 1 » parmi la liste des notes de frais, et de cliquer ensuite sur le bouton « Valider » ou « Rejeter » depuis la note de frais sélectionnée :

 

 

 

Après avoir soumis la note de frais au responsable de l’employé, veuillez définir le validateur. Voir l’image ci-dessus.

 

Le statut de la note de frais devient « en attente Valideur 2 ».

Pour valider la note de frais, il suffit au valideur n°2 de cliquer sur le bouton « Valider » depuis la note de frais sélectionnée

 

4)      Transfert en comptabilité

 

Lorsqu’une note de frais est validée, son statut devient « en attente de paiement ».

Elle est automatiquement transférée en comptabilité par la création d’une pièce comptable.

La pièce comptable est consultable dans le module « Comptabilité » depuis le bouton « Ouvrir les écritures comptables » :

 

 

 

 


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